曾有人統計過,企業員工每週平均花費6小時在參加會議與會前準備上,隨著時代演變,許多企業的會議召開形式也不再僅限於實體現場,方便又彈性的線上視訊會議形式興起,而一個適宜的會議室規劃空間能讓人專心於議事研商討論,感受到企業整體文化氛圍。
那麼,該如何規劃具有多功能用途的會議室舒適空間呢?
1.確認會議室的用途類型
依照使用對象、功能與方式,會議室大小可分為:
(1)非正式小型會議空間:可容納1-4人,通常會採開放式設計,方便團隊召開臨時會議、腦力激盪討論方案,或便利無固定座位的企業員工,能拿著筆電工作。
(2)標準會議室:常見的標準會議室封閉空間,可容納6-15人,常用來管理階層會議、商業機密會談、企業決策核心會議、企劃簡報、接待外賓等會議。
(3)大型會議室:場地大小通常視各企業規模而定,可容納15人至數百人不等,屬於大型封閉式空間,常用來舉辦企業新人教育訓練、企業研討會議、新品發布、記者會等等用途。
2.設計會議室的視線關注點
會議進行時,每位與會人員的視線都會投注在會議主持或簡報者,包含真人肢體手勢、簡報內容畫面,所以需考慮封閉式會議室的投影幕、大尺寸螢幕的空間擺設位置,以及室內地板階梯坡度、每個座椅高度的設置調整,進而提供與會人員清晰的視線關注點,增加開會討論效率。
3.搭配明亮清晰的光線照明
考量現今線上視訊連線的多功能空間用途,燈光設計須盡量避免自然光源的照射,以減少畫面顏色不統一的現象,建議可使用色溫4000K的暖白中性光作為燈光主要光源,並調整光源直射人眼與會議投影機設備的光照角度,可使視訊會議的螢幕呈現效果較為明亮舒適。
4.配置符合使用需求的會議桌椅
依據整體會議室風格類型與用途、出席人員層級與容納人數等企業需求,思考會議討論桌尺寸?椅子高度?桌椅設置為 移動式或固定式?
如非正式小型會議室設計較適合移動式桌椅,可便利企業會議桌椅機動搬移需求、討論商業活動方案構想、企劃提案方向等創意思考討論會議。
5.選用適宜的吸音隔音裝潢建材
根據行政院環保署110年對於商業區噪音管制的界定,商業區上午七時至晚上八時之日間時段,聲音須達到65均能音量(Leq),方可稱為噪音。(註:均能音量(Leq)指特定時段內所測得分貝音量之能量平均值)
但對封閉式的會議室空間來說,來自麥克風、視訊設備所造成的噪音,會讓人無法聽清會議溝通內容、注意力無法集中,產生焦慮、焦躁的負面心理影響,並出現工作效率不佳的狀況,而為了提供與會者舒服的會議討論感受,要如何選擇良好的吸隔音材料進行室內吸隔音工程呢?
通過多項國內外吸音檢測報告的菲米諾吸音板,針對中/高音頻的聲音,實測證明吸音效果最高可達85%,所以建議會議室空間裝潢時,天花板與地板使用菲米諾吸音板材、牆面使用複合式吸音與隔音板材,能有效減少視聽設備同時輸出聲音的環境重疊音,以及音響麥克風測試的尖銳高頻音量影響,並藉由牆面隔音板材效果,隔絕會議室外部傳進來干擾的聲響,降低開會討論內容音量的漏音狀況,可保障企業商討機密的隱私,協助企業營造一個安心又舒適的會議討論場所。
小結
良好的商辦會議室規劃,除了需要確認會議室的用途與類型以外,還需要針對室內空間的視線關注點、光線照明、桌椅配置、吸音隔音材料等面向進行整體設計發想。Felmenon菲米諾吸音板除了能為您營造安靜舒適的討論空間,還能搭配整體企業形象進行規劃,想了解更多請點此......